AI-integratie — Intake-automatisering
Document- & mail-intake automatiseren
Jouw inbox wordt elke maandag een dossier-jungle. AI classificeert hem terwijl jij koffie zet — elke aanvraag krijgt automatisch een label, een fase en een eigenaar. Verwerkingstijd van uren naar minuten, zonder dat een aanvraag tussen wal en schip valt.
Subsidie-aanvragen classificeren
Inkomende aanvragen worden gelabeld op regeling (WBSO, MIT, SLIM), fase (intake, beoordeling, dossier) en urgentie. Direct doorgezet naar de juiste adviseur.
Bijlagen extractie & matching
PDF's, Word, scans en formulieren worden uitgelezen, kerngegevens (KvK, bedragen, datums) geëxtraheerd en gematcht aan bestaande dossiers in jouw CRM.
Mail-routing met confidence-score
Elke geclassificeerde mail krijgt een zekerheidsscore. Hoge score = automatisch verwerkt, lage score = naar de menselijke triage-bak. Geen blackbox.
Dubbele-aanvraag detectie
Semantische match tussen nieuwe en bestaande aanvragen voorkomt dat dezelfde klant twee dossiers krijgt of dat aanvragen langs elkaar heen lopen.
Geen blackbox-classificatie. Elke beslissing van het model krijgt een confidence-score en bronverwijzing — wat het zag, waarom het classificeerde en met welke zekerheid. Jouw team behoudt de regie en escaleert wat onzeker is. Het systeem leert van correcties zonder dat jouw documenten in een extern model belanden.
De data-engineering discipline die we inzetten voor Schiphol, Provincie Zeeland en Gemeente Amstelveen — schone pipelines, controleerbare bronnen, EU-hosting — is dezelfde basis waarop we AI-integraties bouwen voor MKB. RAG en embeddings vereisen kwaliteitsdata, geen hype.
Jouw data blijft van jou: private embeddings, vectorstore op EU-hosting (of jouw eigen omgeving), geen training door externe modellen op jouw documenten. GDPR-compliant en auditeerbaar.
- Classificatie op regeling, fase, urgentie en eigenaar
- PDF/Word/scan extractie van kerngegevens (KvK, bedragen, datums)
- Confidence-score per beslissing — human-in-the-loop bij twijfel
- Dubbele-aanvraag detectie via semantische matching
- Doorzetten naar CRM, dossier-systeem of mailbox van adviseur
- Audit log per classificatie (wat, waarom, met welke zekerheid)
- Private embeddings — jouw data blijft bij jou (EU-hosting)
- Koppelingen met Outlook, Gmail, M365, Google Workspace
- Projectprijs vooraf, geen verrassingen
- Volledige broncode en 100% eigendom
Investeringsrange
€ 4.500 – € 20.000per project
Een eerste pijplijn met één bron en één bestemming begint vanaf €4.500. Een uitgebreid systeem met OCR, complexere classificatie-taxonomie en CRM-koppeling start vanaf €8.000. De meest uitgebreide intake-pijplijnen met audio-transcriptie en bidirectionele koppelingen lopen op tot €20.000.
Plan een gratis gesprek voor een offerte op maat →PROJECT KLEINER DAN VERWACHT?
Twijfel je of jouw project in deze range valt? Vraag toch een offerte aan — kleinere scopes zijn welkom.
Sommige projecten hebben een kleinere kern die binnen 1-2 weken kan landen, of een gefaseerde aanpak die past bij een lager startbudget. Beschrijf in een paar regels wat je voor ogen hebt en je krijgt binnen één werkdag een eerlijke inschatting — ook als dat onder onze range uitkomt.
Vraag een vrijblijvende offerte aan →Geen verkooppraatje · reactie binnen 1 werkdag · vaste prijs vooraf
EIGENDOM & KOSTEN
Vaste prijs vooraf — daarna geen per-gebruiker-tarief
Standaard SaaS-tooling rekent per gebruiker per maand. Hoe meer collega's of klanten meedoen, hoe duurder het wordt. Bij een eigen webapplicatie betaal je één keer voor de bouw — daarna onbeperkt gebruikers.
Wanneer is SaaS goedkoper? Voor kleine teams (tot ~15 mensen) op lichte tools zoals Notion of Airtable is een abonnement vaak gewoon goedkoper. Maatwerk wordt interessant wanneer je workflow afwijkt van standaard tools, of zodra je team groter wordt. Dat zeggen we ook eerlijk als het zo is.
LIEVER NIET ZELF BEHEREN?
Een eigen VPS hoef je niet zelf bij te houden. Managed hosting via Digitaalnu vanaf €49/mnd: monitoring, security updates, backups en directe support inbegrepen. Vlakke maandprijs, geen verrassingen.
Digitaalnu is een handelsnaam van DigiHand · KVK 34315122 · 15 jaar data engineering · EU-hosting · GDPR
Onder andere gebouwd voor
Ook relevant
Semantische zoek over jouw dossiers
Stel een vraag in normale taal en krijg de exacte passage uit jouw eigen dossiers.
Meer info →AI-samenvattingen & extractie
Lange documenten en regelingen samengevat tot 1-pagers met deadlines en bronverwijzing.
Meer info →Interne kennisbank-chatbot (RAG)
Een chatbot getraind op jouw eigen documenten — met bronverwijzing en zonder verzinsels.
Meer info →AI-gevalideerde intake-formulieren
Intake-formulieren die in realtime checken op volledigheid en logica.
Meer info →AI lead scoring & dossier-triage
AI scoort leads en dossiers op fit en winstkans uit jouw eigen historie.
Meer info →Veelgestelde vragen
Hoe automatiseer ik document-intake met AI voor een adviesbureau?
Inkomende mails en bijlagen worden door een AI-pijplijn verwerkt: extractie (tekst uit PDF/Word/scans), classificatie (welke regeling, welke fase, welke urgentie), matching met bestaande dossiers en routing naar de juiste adviseur of mailbox. Elke beslissing krijgt een confidence-score zodat jouw team weet wat automatisch verwerkt is en wat nog menselijke triage nodig heeft. Wij bouwen deze pijplijn op maat met jouw eigen taxonomie.
Welke documenten kunnen worden verwerkt?
PDF's (zowel digitaal als gescand via OCR), Word, Excel, e-mail-bodies, gestructureerde formulieren en losse bijlagen. Voor scans gebruiken we moderne OCR die ook tabellen en handgeschreven velden kan lezen. De pijplijn is uitbreidbaar — als er nieuwe formaten bijkomen, kan dat zonder herbouw.
Wat als de AI iets verkeerd classificeert?
Elke classificatie krijgt een confidence-score. Onder een drempelwaarde gaat de mail naar een menselijke triage-bak — niemand wordt verrast. Jouw team corrigeert in één klik en het systeem leert van die feedback (zonder dat jouw documenten in een extern model belanden). De foutmarge daalt typisch in de eerste maanden van gebruik.
Blijven onze documenten privé?
Jouw data blijft van jou: private embeddings, vectorstore op EU-hosting (of jouw eigen omgeving), geen training door externe modellen op jouw documenten. GDPR-compliant en auditeerbaar. Geen training door OpenAI of Anthropic op jouw corpus. Voor klanten met extra eisen kunnen we lokaal gehoste open-source modellen draaien.
Wat kost een intake-automatisering?
Een eerste werkende pijplijn (één bron, één classificatie-taxonomie, één bestemming) begint vanaf €4.500. Uitgebreide systemen met meerdere bronnen, OCR voor scans en CRM-koppeling starten vanaf €8.000 en lopen op tot €20.000 voor de grootste pijplijnen. We werken altijd met een vaste projectprijs na intake.