# Document- & mail-intake automatiseren Jouw inbox wordt elke maandag een dossier-jungle. AI classificeert hem terwijl jij koffie zet — elke aanvraag krijgt automatisch een label, een fase en een eigenaar. Verwerkingstijd van uren naar minuten, zonder dat een aanvraag tussen wal en schip valt. ## Toepassingen - **Subsidie-aanvragen classificeren** — Inkomende aanvragen worden gelabeld op regeling (WBSO, MIT, SLIM), fase (intake, beoordeling, dossier) en urgentie. Direct doorgezet naar de juiste adviseur. - **Bijlagen extractie & matching** — PDF's, Word, scans en formulieren worden uitgelezen, kerngegevens (KvK, bedragen, datums) geëxtraheerd en gematcht aan bestaande dossiers in jouw CRM. - **Mail-routing met confidence-score** — Elke geclassificeerde mail krijgt een zekerheidsscore. Hoge score = automatisch verwerkt, lage score = naar de menselijke triage-bak. Geen blackbox. - **Dubbele-aanvraag detectie** — Semantische match tussen nieuwe en bestaande aanvragen voorkomt dat dezelfde klant twee dossiers krijgt of dat aanvragen langs elkaar heen lopen. ## Hoe het werkt Geen blackbox-classificatie. Elke beslissing van het model krijgt een confidence-score en bronverwijzing — wat het zag, waarom het classificeerde en met welke zekerheid. Jouw team behoudt de regie en escaleert wat onzeker is. Het systeem leert van correcties zonder dat jouw documenten in een extern model belanden. Welke maatregelen daarbij horen als er persoonsgegevens in de stukken zitten, beschrijft de [Autoriteit Persoonsgegevens onder beveiliging van persoonsgegevens](https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/beveiliging/beveiliging-van-persoonsgegevens). De data-engineering discipline die we opbouwden in projecten voor (semi-)overheid, waaronder Gemeente Purmerend — schone pipelines, controleerbare bronnen, EU-hosting — is dezelfde basis waarop we AI-integraties bouwen voor MKB. RAG en embeddings vereisen kwaliteitsdata, geen hype. Jouw data blijft van jou: private embeddings, vectorstore op EU-hosting (of jouw eigen omgeving), geen training door externe modellen op jouw documenten. GDPR-compliant en auditeerbaar. ## Wat er inbegrepen is - Classificatie op regeling, fase, urgentie en eigenaar - PDF/Word/scan extractie van kerngegevens (KvK, bedragen, datums) - Confidence-score per beslissing — human-in-the-loop bij twijfel - Dubbele-aanvraag detectie via semantische matching - Doorzetten naar CRM, dossier-systeem of mailbox van adviseur - Audit log per classificatie (wat, waarom, met welke zekerheid) - Private embeddings — jouw data blijft bij jou (EU-hosting) - Koppelingen met Outlook, Gmail, M365, Google Workspace - Projectprijs vooraf, geen verrassingen - Volledige broncode en 100% eigendom ## Investeringsrange — Document- & mail-intake automatiseren Vanaf €4.500 Eenheid per project Een eerste pijplijn met één bron en één bestemming begint vanaf €4.500. Een uitgebreid systeem met OCR, complexere classificatie-taxonomie en CRM-koppeling start vanaf €8.000. Voor de grootste pijplijnen maken we vooraf een aparte offerte. [Plan een gratis gesprek voor een offerte op maat →](https://digitaalnu.nl/contact) Project kleiner dan verwacht? Twijfel je of jouw project in deze range valt? Vraag toch een offerte aan — kleinere scopes zijn welkom. Sommige projecten hebben een kleinere kern, of een gefaseerde aanpak die past bij een lager startbudget. Beschrijf in een paar regels wat je voor ogen hebt en je krijgt binnen één werkdag een eerlijke inschatting — ook als dat onder onze range uitkomt. [Vraag een vrijblijvende offerte aan →](https://digitaalnu.nl/contact) Geen verkooppraatje · reactie binnen 1 werkdag · vaste prijs vooraf ## Vaste prijs vooraf — daarna geen per-gebruiker-tarief Standaard SaaS-tooling rekent per gebruiker per maand. Hoe meer collega's of klanten meedoen, hoe duurder het wordt. Bij een eigen webapplicatie betaal je één keer voor de bouw — daarna onbeperkt gebruikers. De code is 100% van jou; hosten doe je zelf of laat je ons managen — jouw keuze. - **Eénmalige projectprijs** — Je betaalt het bouwen één keer. Daarna kies je zelf: eigen hosting op een eigen server of managed door ons. Geen abonnement dat elke maand terugkomt. - **Onbeperkt gebruikers** — Of je nu 25 of 250 collega's en klanten aansluit — de prijs verandert niet. Geen per-seat licenties die schalen met je team. - **Eigen workflow, eigen code** — De applicatie past zich aan jouw proces — niet andersom. Code en data zijn van jou, geen vendor lock-in. Beheer je zelf of laat je aan ons over, wanneer je maar wilt. Wanneer is SaaS goedkoper? Voor kleine teams (tot ~15 mensen) op lichte tools zoals Notion of Airtable is een abonnement vaak gewoon goedkoper. Maatwerk wordt interessant wanneer je workflow afwijkt van standaard tools, of zodra je team groter wordt. Dat zeggen we ook eerlijk als het zo is. Liever niet zelf beheren?: Een eigen VPS hoef je niet zelf bij te houden. Managed hosting via Digitaalnu vanaf €25/mnd: monitoring, security updates, backups en directe support inbegrepen. Vlakke maandprijs, geen verrassingen. [Plan een gratis gesprek — we rekenen het met je door →](https://digitaalnu.nl/contact) [Plan een gratis strategiegesprek →](https://digitaalnu.nl/contact) Digitaalnu is een handelsnaam van DigiHand · KVK 34315122 · Wateringweg 1 A03, 2031 EK Haarlem ## Ook relevant - [Semantische zoek over jouw dossiers](https://digitaalnu.nl/diensten/ai-integraties/semantische-zoek) — Stel een vraag in normale taal en krijg de exacte passage uit jouw eigen dossiers. - [AI-samenvattingen & extractie](https://digitaalnu.nl/diensten/ai-integraties/ai-samenvattingen) — Lange documenten en regelingen samengevat tot 1-pagers met deadlines en bronverwijzing. - [Interne kennisbank-chatbot (RAG)](https://digitaalnu.nl/diensten/ai-integraties/kennisbank-chatbot) — Een chatbot getraind op jouw eigen documenten — met bronverwijzing en zonder verzinsels. - [AI-gevalideerde intake-formulieren](https://digitaalnu.nl/diensten/ai-integraties/slimme-formulieren) — Intake-formulieren die in realtime checken op volledigheid en logica. - [AI lead scoring & dossier-triage](https://digitaalnu.nl/diensten/ai-integraties/lead-scoring) — AI scoort leads en dossiers op fit en winstkans uit jouw eigen historie. ## Lees ook - [Agentic AI voor het MKB: wat kan het echt in 2026?](https://digitaalnu.nl/blog/agentic-ai-mkb-wat-kan-het-echt) - [Tool use en function calling uitgelegd: hoe een AI-model je systemen aanroept](https://digitaalnu.nl/blog/tool-use-en-function-calling-uitgelegd) ## Veelgestelde vragen ### Hoe automatiseer ik document-intake met AI voor een adviesbureau? Inkomende mails en bijlagen worden door een AI-pijplijn verwerkt: extractie (tekst uit PDF/Word/scans), classificatie (welke regeling, welke fase, welke urgentie), matching met bestaande dossiers en routing naar de juiste adviseur of mailbox. Elke beslissing krijgt een confidence-score zodat jouw team weet wat automatisch verwerkt is en wat nog menselijke triage nodig heeft. Wij bouwen deze pijplijn op maat met jouw eigen taxonomie. ### Welke documenten kunnen worden verwerkt? PDF's (zowel digitaal als gescand via OCR), Word, Excel, e-mail-bodies, gestructureerde formulieren en losse bijlagen. Voor scans gebruiken we moderne OCR die ook tabellen en handgeschreven velden kan lezen. De pijplijn is uitbreidbaar — als er nieuwe formaten bijkomen, kan dat zonder herbouw. ### Wat als de AI iets verkeerd classificeert? Elke classificatie krijgt een confidence-score. Onder een drempelwaarde gaat de mail naar een menselijke triage-bak — niemand wordt verrast. Jouw team corrigeert in één klik en het systeem leert van die feedback (zonder dat jouw documenten in een extern model belanden). De foutmarge daalt typisch in de eerste maanden van gebruik. ### Blijven onze documenten privé? Jouw data blijft van jou: private embeddings, vectorstore op EU-hosting (of jouw eigen omgeving), geen training door externe modellen op jouw documenten. GDPR-compliant en auditeerbaar. Geen training door OpenAI of Anthropic op jouw corpus. Voor klanten met extra eisen kunnen we lokaal gehoste open-source modellen draaien. ### Wat kost een intake-automatisering? Een eerste werkende pijplijn (één bron, één classificatie-taxonomie, één bestemming) begint vanaf €4.500. Uitgebreide systemen met meerdere bronnen, OCR voor scans en CRM-koppeling starten vanaf €8.000. We werken altijd met een vaste projectprijs na intake. ## Waar dit op gebaseerd is - Europese Commissie: [AI Act](https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/regulatory-framework-ai), geraadpleegd op 8 oktober 2026. Citaat: "The AI Act ensures that Europeans can trust what AI has to offer." - Autoriteit Persoonsgegevens: [Beveiliging van persoonsgegevens](https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/beveiliging/beveiliging-van-persoonsgegevens), geraadpleegd op 8 oktober 2026. Citaat: "Elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt, moet zelf bepalen welke beveiligingsmaatregelen nodig zijn." ## Bekijk ook onze andere diensten - [Webshop laten bouwen](https://digitaalnu.nl/diensten/webshops) - [Website voor vakmensen](https://digitaalnu.nl/diensten/websites-vakmensen) - [Webapplicaties op maat](https://digitaalnu.nl/diensten/webapplicaties) - [Mobiele app laten maken](https://digitaalnu.nl/diensten/mobiele-apps) - [WordPress-onderhoud](https://digitaalnu.nl/diensten/wordpress-onderhoud) - [Managed hosting](https://digitaalnu.nl/diensten/hosting) - [Website-migratie](https://digitaalnu.nl/diensten/website-migratie) - [Alle diensten](https://digitaalnu.nl/diensten) Laatst bijgewerkt: 11 oktober 2026 ## Contact - Telefoon: 023 230 21 42 - E-mail: info@digitaalnu.nl - Bezoekadres: Wateringweg 1 A03, 2031 EK Haarlem - KVK: 34315122 - Contactpagina: https://digitaalnu.nl/contact --- Bron: https://digitaalnu.nl/diensten/ai-integraties/intake-automatisering