# Bewaarplichten en gegevens van webshopklanten: wat bewaar je hoe lang?

Gepubliceerd: 11 oktober 2026 · 7 min leestijd

Door [Tekin Uslu](https://www.linkedin.com/in/tekinuslu/) · Digitaalnu

Je bewaart de administratie van je webshop 7 jaar, zegt de Belastingdienst, en de gegevens van het eenloketsysteem (OSS) 10 jaar. Tegelijk vraagt de AVG dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig is. Die twee regels gaan samen, omdat een wettelijke verplichting volgens artikel 6 lid 1 onder c AVG zelf een grondslag is. Houd ze wel goed uit elkaar: voor bestel- en factuurgegevens bepaalt een wettelijke plicht de termijn, voor al het andere geldt het principe van minimale opslag. Dit artikel legt uit hoe je dat voor een webshop vertaalt. Het is algemene informatie en geen juridisch of fiscaal advies.

In dit artikel

1. Welke bewaartermijnen noemt de Belastingdienst?
2. Hoe bewaar je facturen digitaal?
3. Wat vraagt de AVG over opslag?
4. Welke klantgegevens heb je echt nodig?
5. Hoe vertaal je dit naar je webshop?
6. Hoe laat je zien wat je doet?

## Welke bewaartermijnen noemt de Belastingdienst?

Voor wie geldt dit? De administratieplicht van de Belastingdienst raakt je als ondernemer. De AVG gaat over persoonsgegevens en raakt je webshop zodra je gegevens van klanten verwerkt, zoals een naam en een adres. Per 11 oktober 2026 zijn dit de termijnen die de Belastingdienst op haar website noemt. Gaat het om uitzonderlijke situaties, zoals onroerende zaken, dan gelden andere termijnen. Controleer altijd de actuele pagina, want regels kunnen veranderen.

Wat noemt de Belastingdienst? Je bent verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten daarop bewaar je 10 jaar. Wie de Unieregeling of Invoerregeling van het eenloketsysteem gebruikt, heeft voor de leveringen en diensten die daaronder vallen een bewaarplicht van 10 jaar. In het overzicht over het bewaren van gegevens noemt de Belastingdienst gegevens van het eenloketsysteem (One Stop Shop) eveneens 10 jaar. Andere gegevens bewaar je 7 jaar, of korter als je daarover afspraken met de Belastingdienst maakt.

## Hoe bewaar je facturen digitaal?

Wanneer begint die termijn te lopen? De Belastingdienst schrijft: vervalt de actualiteitswaarde van een gegeven, dan begint de bewaartermijn. Voor een webshop betekent dat niet automatisch dat je alles één dag na de bestelling mag weggooien en ook niet dat de termijn altijd bij de bestelling begint. Wat precies de startdatum is, hangt af van het soort gegeven. Laat je boekhouder dit voor jouw administratie vaststellen en leg de uitkomst vast in een korte bewaarlijst met per soort gegeven de termijn en de reden. Op die manier weet je later welke gegevens je mag verwijderen en wanneer.

Facturen vragen een eigen opmerking. Volgens de Belastingdienst bewaar je facturen in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen druk je dus niet af, maar je slaat ze digitaal op. Je mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren, mits het een juiste en volledige weergave van het origineel is. Voor een webshop die facturen als pdf mailt, betekent dit dat je die pdf zelf veilig bewaart, bijvoorbeeld in je boekhoudpakket of een back-up. Vertrouw daarbij niet alleen op het orderoverzicht in je shop.

## Wat vraagt de AVG over opslag?

Waar bewaar je die bestanden? Een praktische aanpak is een plek die je zelf beheert en die je kunt terugzetten. Een back-up op dezelfde server als je webshop is als enige kopie geen goed idee. Ook als je boekhoudpakket de facturen heeft, helpt het om zelf te weten hoe je erbij komt. Bij een wisseling van leverancier hoort daar een exportafspraak bij. Voor onze eigen hosting geldt dat jij eigenaar blijft van code en data, zodat je gegevens niet vastzitten bij ons. Meer daarover staat bij [hosting](https://digitaalnu.nl/diensten/hosting).

Dan de AVG. Artikel 5 lid 1 onder c vraagt dat persoonsgegevens toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor het doel: minimale gegevensverwerking. Onder e staat dat gegevens niet langer identificeerbaar worden bewaard dan voor het doel nodig is. En lid 2 voegt toe dat de verwerkingsverantwoordelijke de naleving moet kunnen aantonen. Ben je zelf verantwoordelijk voor de verwerking van je klantgegevens, dan moet je niet alleen minder bewaren, maar ook kunnen laten zien waarom je iets bewaart en hoe lang.

## Welke klantgegevens heb je echt nodig?

Elke verwerking heeft een grondslag nodig. Artikel 6 lid 1 AVG noemt dat verwerking alleen rechtmatig is als aan minstens één van de genoemde voorwaarden is voldaan. Twee daarvan zijn voor een webshop belangrijk. Verwerking die nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, zoals het afhandelen van een bestelling, is een grondslag. Verwerking die nodig is om een wettelijke verplichting na te komen, zoals de fiscale administratie, is dat ook. Voor de gegevens die je alleen bewaart omdat het kan, bijvoorbeeld voor een mailing, heb je een andere grondslag nodig.

Welke klantgegevens heb je dan echt nodig? Begin vanuit het doel. Voor een bestelling zijn dat doorgaans naam, bezorgadres, e-mailadres en betaalgegevens, want daarmee voer je de overeenkomst uit. Voor de fiscale administratie bewaar je de factuur- en orderdata. Een geboortedatum, een telefoonnummer dat je nooit gebruikt of een functietitel is voor veel webshops niet nodig. Die vraag je dan ook niet uit. Dat is geen juridische formule maar een ontwerpkeuze in je formulieren: wat je niet vraagt, hoef je later niet te beschermen en niet te verwijderen.

## Hoe vertaal je dit naar je webshop?

Hoe vertaal je dit naar je webshop? Scheid in je systemen wat je moet bewaren voor de administratie en wat je alleen nodig hebt voor het contact met de klant. Orderdata en facturen blijven staan zolang de termijn loopt. Profielgegevens, zoals een account met opgeslagen voorkeuren, verwijder je op een gekozen moment als het account niet meer in gebruik is. Leg dat moment vast. Bij een maatwerk-webshop bouwen we een bewaartermijn per gegevenssoort in, zodat verwijderen geen handwerk is. Een webshop begint bij ons vanaf €2.500.

Let ook op de plekken waar gegevens ongemerkt achterblijven: back-ups, exportbestanden, mailboxen en testomgevingen met een kopie van de echte database. Een klant die je account verwijdert, staat soms nog in een oude back-up. Daarom helpt het om een vaste bewaartermijn voor back-ups te kiezen en testomgevingen met neutrale data te vullen. Hoe je dat inricht, hangt af van je hosting. Bij [onderhoud](https://digitaalnu.nl/diensten/wordpress-onderhoud) kunnen we zulke zaken bij een wijziging meenemen, zodat een verwijderverzoek niet blijft hangen in een kopie.

## Hoe laat je zien wat je doet?

Hoe laat je zien wat je doet? Artikel 13 lid 2 onder a AVG vraagt dat je de bewaartermijn of de criteria om die te bepalen aan de klant meldt. Artikel 13 lid 1 zegt dat dit op het moment van verkrijging gebeurt. Voor gegevens die op een website zijn ingevuld volstaat volgens de Autoriteit Persoonsgegevens een duidelijke verwijzing naar de online privacyverklaring, en die verklaring mag niet te lang en niet te ingewikkeld zijn. Zet de termijnen dus per soort gegeven in je privacyverklaring, in gewone taal, en link ernaar vanaf je bestelformulier.

Tot slot de samenhang met de rest van je webshop. Voor verkoop naar andere EU-landen vraagt de btw extra gegevens; lees daarover ons artikel over [btw en OSS voor webshops](https://digitaalnu.nl/blog/btw-en-oss-voor-webshops-eu-verkoop). Voor het delen van gegevens met vervoerders of boekhoudpakketten staat meer in ons artikel over [webshopkoppelingen](https://digitaalnu.nl/blog/webshop-koppelingen-verzending-en-boekhouding). Heb je twijfel over een termijn, vraag dan je boekhouder of de Belastingdienst. Deze tekst is algemene informatie en geen juridisch of fiscaal advies.

## Startprijzen van Digitaalnu

| Dienst | Vanaf | Doorlooptijd |
| --- | --- | --- |
| Website voor vakmensen | €750 per project | 2 weken |
| Webshop op maat | €2.500 per project | ongeveer 6 weken |
| Webapplicatie of maatwerk software | €2.000 per project | ongeveer 6 weken |
| Mobiele app | €5.000 per project | ongeveer 6 weken |
| WordPress-onderhoud | €45 per maand | doorlopend |
| Managed hosting | €25 per maand | doorlopend |

Vaste prijs vooraf, geen maximumbedrag: de definitieve prijs volgt na een gratis intakegesprek.

## Veelgestelde vragen

### Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

De Belastingdienst schrijft dat je je administratie 7 jaar bewaart. Gegevens over onroerende zaken bewaar je 10 jaar. Wie het eenloketsysteem voor btw gebruikt, bewaart de betreffende administratie 10 jaar. Dit is algemene informatie en geen fiscaal advies.

### Mag ik facturen digitaal bewaren?

Ja. Volgens de Belastingdienst bewaar je facturen in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen, dus digitale facturen sla je digitaal op. Gescande facturen en bonnetjes mogen digitaal bewaard worden als ze een juiste en volledige weergave van het origineel zijn.

### Wanneer begint de bewaartermijn?

De Belastingdienst schrijft dat de bewaartermijn begint wanneer een gegeven zijn actuele waarde verliest. Wat dat precies betekent voor een bepaald stuk administratie, hangt van de situatie af. Vraag bij twijfel je boekhouder of de Belastingdienst.

### Mag ik klantgegevens langer bewaren dan nodig?

Nee. De AVG vraagt in artikel 5 dat persoonsgegevens niet langer identificeerbaar worden bewaard dan voor het doel nodig is. Bewaar je gegevens vanwege een wettelijke verplichting, dan is dat een grondslag. Daarna verdwijnt de reden om ze te bewaren.

### Moet ik klanten vertellen hoe lang ik hun gegevens bewaar?

Ja. Artikel 13 lid 2 onder a AVG vraagt dat je de bewaartermijn of de criteria om die te bepalen meldt. Je doet dat in je privacyverklaring. De Autoriteit Persoonsgegevens vraagt dat die niet te lang of te ingewikkeld is.

## Waar dit op gebaseerd is

- Belastingdienst: [Hoe lang moet u uw administratie bewaren voor de btw: 7 of 10 jaar? | Belastingdienst](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/administratie_bewaren), geraadpleegd op 11 oktober 2026.
  > “U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.”
  > “Dan geldt voor de leveringen en diensten die daaronder vallen een bewaarplicht van 10 jaar.”
  > “Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn.”
- Belastingdienst: [Uw facturen bewaren | Belastingdienst](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren), geraadpleegd op 11 oktober 2026.
  > “U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op.”
  > “U mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel.”
- Belastingdienst: [Hoelang moet u gegevens bewaren? | Belastingdienst](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren), geraadpleegd op 11 oktober 2026.
  > “Gegevens eenloketsysteem (One Stop Shop) 10 jaar”
  > “Andere gegevens 7 jaar, of korter als u hierover met ons afspraken maakt”
- Europese Unie / EUR-Lex: [Verordening (EU) 2016/679 (AVG), Nederlandse tekst](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679), geraadpleegd op 11 oktober 2026.
  > “toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt („minimale gegevensverwerking”)”
  > “De verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van lid 1 en kan deze aantonen („verantwoordingsplicht”).”
  > “worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is”
  > “De verwerking is alleen rechtmatig indien en voor zover aan ten minste een van de onderstaande voorwaarden is voldaan”
  > “de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is”
  > “de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust”
  > “verstrekt de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene bij de verkrijging van de persoonsgegevens al de volgende informatie”
  > “de periode gedurende welke de persoonsgegevens zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn”
- Autoriteit Persoonsgegevens: [Recht op informatie | Autoriteit Persoonsgegevens](https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/basis-avg/privacyrechten-avg/recht-op-informatie), geraadpleegd op 11 oktober 2026.
  > “Vult u uw gegevens in op de website van de organisatie? Dan is een duidelijke verwijzing naar de online privacyverklaring van de organisatie genoeg.”
  > “De privacyverklaring mag niet te lang en niet ingewikkeld zijn.”

## Over de auteur

Tekin Uslu is oprichter van Digitaalnu en van moederbedrijf DigiHand (Haarlem, sinds 2009). Hij werkt sinds 2006 in data engineering, geo-informatie en IT-architectuur. [Meer over Tekin Uslu →](https://digitaalnu.nl/over-ons/tekin-uslu)

Wil je hier meer over weten?

Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek of bekijk onze diensten.

[Plan een gratis gesprek](https://digitaalnu.nl/contact) · [Bekijk onze webshop-dienst →](https://digitaalnu.nl/diensten/webshops)

## Gerelateerde diensten

- [Webshop laten bouwen →](https://digitaalnu.nl/diensten/webshops)
- [Managed hosting →](https://digitaalnu.nl/diensten/hosting)
- [WordPress-onderhoud →](https://digitaalnu.nl/diensten/wordpress-onderhoud)

## Meer over webshops

- [Webshop sneller maken: zo pak je productpagina, filters en afrekenen aan](https://digitaalnu.nl/blog/webshop-sneller-maken-core-web-vitals)
- [Wat kost een webshop laten maken in 2026?](https://digitaalnu.nl/blog/webshop-laten-maken-kosten)
- [SEO voor je webshop: de complete beginnersgids](https://digitaalnu.nl/blog/webshop-seo-beginners)

Laatst bijgewerkt: 11 oktober 2026

## Contact

- Telefoon: 023 230 21 42
- E-mail: info@digitaalnu.nl
- Bezoekadres: Wateringweg 1 A03, 2031 EK Haarlem
- KVK: 34315122
- Contactpagina: https://digitaalnu.nl/contact

---

Bron: https://digitaalnu.nl/blog/bewaarplichten-en-gegevens-van-webshopklanten